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DONACIONES WEB 2025

Primero, abriremos en la nube de MDM: Médicos del Mundo España\Coolaboro\Gestión donaciones web


Cogemos el fichero de Altas web del periodo anterior, guardamos como con la fecha del periodo actual y borramos las líneas gestionadas dejando las listas de resultados y el formato de las pestañas WEB y CRM. Las primeras líneas salen ocultas porque tienen la leyenda de los resultados del desplegable de cada columna.


En el Excel primero preparamos las siguientes pestañas:


WEB: Entramos en la web de MDM de WordPress, en el apartado WooComerce y copiamos arrastrando con el ratón las donaciones del periodo en curso y lo pegamos sin formato en la pestaña “WEB”. En los registros recientes que en vez del día pone "Hace x horas" si ponemos el ratón sobre ese texto nos indica si es del día en curso o ya es del anterior.

Para convertir en número la columna importe, damos a texto en columnas delimitado por comas y dejamos sólo la columna del importe sin decimales, fijarse si alguna donación tuviera decimales se escriben a mano después en esa línea.


CRM: Sacamos la búsqueda avanzada “Alta web donaciones puntuales y recurrentes” desde Compromisos con las fechas del periodo en curso y lo pegamos. Ponemos filtro y ordenamos por la columna “Fecha de creación” de más reciente a más antiguo (porque la web sale en ese orden y así el casado es más fácil).

Una vez tenemos estas dos pestañas hay que filtrar en la pestaña WEB la columna D “Donation” los “Completado” y en la pestaña CRM la columna B “Autor” los “# DynamicsAppUser”.


Ahora comprobamos primero las donaciones periódicas que salgan de CRM, poniendo en verde los registros que están con misma cantidad, nombre y hora en ambas pestañas, anotando en que no es puntual en la pestaña WEB. Los que aparezcan en una y no en otra se dejan en blanco, una vez casadas todas las donaciones, se hablan con Felipe las que vengan en CRM no en la web y con su confirmación cancelamos el compromiso en CRM.


Después revisamos el resto que son puntuales para ver que casa el total de cada día entre la web y CRM.


  • En estos registros rellenamos las columnas
    • Puntual o no
    • Gestión Coolaboro: REVISIÓN
    • Fecha
    • Resultado: CASADO CON DONACIONES CRM o CREO COMPROMISO EN CRM (en caso de que no estuviera y nos confirme Felipe)

Una vez tenemos en CRM todas las donaciones cobradas, hay que filtrar en la pestaña WEB la columna D “Donation” por los resultados que no sean “Completado” para revisarlos e intentar que donen si no lo han hecho ya.


Los resultados que reflejaremos en la columna Gestión Coolaboro serán los siguientes:


  • LLAMADA/ERROR -Hay error y contactamos con la persona a través de llamada de teléfono: buscamos en CRM por el mail que haya en la web y se copia en el excel, si no aparece buscamos por nombre completo:
    • Si tiene ya la donación realizada en CRM en la columna resultado ponemos YA REALIZADA DONACIÓN y completamos datos de ID MIEMBRO y antiguo, alta nueva, interesado o socio político. Si en el Excel tiene algún dato más que en CRM se añade y se indica en notas.
    • Si no tiene realizada la donación en CRM y tiene teléfono en CRM o en el excel, se anota ID Miembro y antiguo, alta nueva, interesado o socio político y si en el Excel tiene algún dato más que en CRM se añade y se indica en notas y se llama para que realice la donación.
  • MAIL/ERROR -Hay error y contactamos con la persona a través de mail porque no disponemos de teléfono. No debemos esperar respuesta.
    • Si no tiene realizada la donación en CRM y no tiene teléfono en CRM ni en el Excel, se anota ID Miembro y antiguo, alta nueva, interesado o socio político y si en el Excel tiene algún dato más que en CRM se añade y se indica en notas y se envía mail plantilla ERROR DONACIONES WEB.
  • ERROR/DUPLICADO - Comprobamos manualmente si está duplicado si suceden los siguientes casos:
    • Si hay un mismo donante con una autorizada y una o más no autorizadas  en la columna RESULTADO ponemos DUPLICADO ID (y en observaciones el número ID de la autorizada que aparece en la columna B)
    • Si hay un mismo donante con varias no autorizadas, dejamos una como está y las demás líneas las ponemos color verde y en la columna RESULTADO ponemos DUPLICADO ID (y en observaciones el número ID de la autorizada que aparece en la columna B)
    • Si hay un mismo donante con varias donaciones periódicas idénticas, hay que marcarlo en naranja y cuando esté cuadrado el fichero, se revisa y se deja sólo un compromiso activo en CRM y llamar al donante hasta 3 intentos para informar.

RESULTADO

Lo que pongamos en esta columna depende totalmente de lo que hayamos puesto y gestionado en la columna “Gestión Coolaboro”.

  • REALIZA DONACIÓN: Llamamos por ser una donación de error y nos hace la donación en la propia llamada de teléfono.
  • NO REALIZA DONACIÓN: Llamamos por ser una donación de error y NO realiza donación en la propia llamada.
  • NO LOCALIZADO: Se ha hecho un intento de llamada y no ha sido localizado.
  • AGOTADOS INTENTOS: Se han hecho dos intentos de llamada y no ha sido localizado.
  • ENVIADO EMAIL: No dispone de teléfono o al llamar era erróneo y enviamos el email plantilla. No debemos esperar respuesta. Daremos la gestión como finalizada y si posteriormente nos contesta se procederá a realizar lo que nos indique.
  • DUPLICADO: Comprobamos que es una donación duplicada. En observaciones ponemos DUPLICADO ID (número ID que aparece en la columna B).

CASADO BANCO-PAYPAL:

Actualmente se casa la cantidad de dinero donado en la web, con el dinero que llega al banco y el dinero de Paypal, ya que todo se procesa por la misma web.

Anotamos el dinero total donado por día de la pestaña web con “Donation” en estado “Completado” y que sean puntuales en la columna DONACIONES FICHERO.

Las donaciones de Paypal se obtienen sumando las cantidades de los mails recibidos y se pone en color rosa su línea de la pestaña web para comprobar que está todo correcto, se indica en la columna DONACIONES PAYPAL.


Entramos en la web de la Caixa para ver el dinero que ha llegado al banco:

  • Localizamos el movimiento por fecha de esa cantidad: pone “Web XXX FECHA y CANTIDAD”. Aglutina todas las donaciones web realizadas OK, se indica en la columna DONACIONES BANCO WEB.
  • Localizamos el movimiento por fecha de esa cantidad: pone “ON XXX FECHA y CANTIDAD”. Aglutina todos los bizum realizados desde la web OK, se indica en la columna DONACIONES BANCO BIZUM.

Si a la cantidad de dinero del banco (web y bizum) le sumamos la de Paypal, debe coincidir con la de la columna DONCIONES FICHERO y en la columna OBSERVACIONES se pone CORRECTO.

  • Si falta o sobra dinero se anota y se verá si se compensa en días posteriores, si no cuadrara finalmente se pasa nota a Felipe Giner y Marimar Mauricio.


HOJA DE ACTIVIDAD

  • Una vez cuadrado y realizado dos intentos de llamada a los registros de llamar, ponemos “HECHO” y anotamos en nuestra hoja de productividad:
  • Fuera de la hoja: tiempo que hemos tardado en preparar el fichero.
  • Dentro de la hoja: las llamadas que hemos realizado posteriormente a los donantes y sus procesos realizados.


LLAMADA DONANTES:

  • Creamos una actividad de llamada saliente con el texto:
    • SE REALIZA 1ª LLAMADA POR ERROR EN DONACIÓN WEB DE X € DEL FICHERO X, DANDO COMO RESULTADO, NO LOCALIZADO.
    • Si no se localiza en la 2ª llamada, se añade AGOTADOS INTENTOS.
  • Si la llamada es por compromisos duplicados el texto es:
    • SE REALIZA 1ª LLAMADA POR ERROR DONACION WEB FICHERO X SE REGISTRÓ DOS VECES EL COMPROMISO PERIÓDICO, DANDO COMO RESULTADO: NO LOCALIZADO, CANCELO COMPROMISO DUPLICADO.
    • Si no se localiza en la 2ª llamada, se pone NO LOCALIZADO, AGOTADOS INTENTOS.
  • Si se localiza y quiere realizar la donación en la cuenta o tarjeta habitual se realiza el compromiso con la campaña de otros soportes equivalente a la campaña a la que intentó donar por la web y el texto de la actividad es:
    • SE REALIZA 1ª LLAMADA POR ERROR EN DONACIÓN WEB DE x € DEL FICHERO x, DANDO COMO RESULTADO, REALIZA DONACIÓN DE € PARA x
  • Si se localiza y quiere realizar la donación en cuenta o tarjeta nueva, se crea la forma de pago y se realiza el compromiso con la campaña de otros soportes equivalente a la campaña a la que intentó donar por la web y el texto de la actividad es:
    • SE REALIZA 1ª LLAMADA POR ERROR EN DONACIÓN WEB DE x € DEL FICHERO x, DANDO COMO RESULTADO, REALIZA DONACIÓN DE € PARA x EN CUENTA NUEVA/EN TARJETA NUEVA
  • Si era interesado y se localiza y quiere realizar la donación en cuenta o tarjeta nueva ver proceso DONACIONES EN MIEMBRO QUE ERAN INTERESADOS EN CRM  se rellena el compromiso con la campaña de otros soportes equivalente a la campaña a la que intentó donar por la web y el texto de la actividad es:
    • SE REALIZA 1ª LLAMADA POR ERROR EN DONACIÓN WEB DE x € DEL FICHERO x, DANDO COMO RESULTADO, REALIZA DONACIÓN DE € PARA x, CONVIERTO EN EL DONANTE XXX
    • Y en el donante se crea una nota indicando: SE HA REALIZADO 1ª LLAMADA POR ERROR EN DONACIÓN WEB DE x € DEL FICHERO x AL INTERESADO XXX, DANDO COMO RESULTADO, REALIZA DONACIÓN DE € PARA x, CONVIERTO EN ESTE DONANTE.
  • Si se localiza y no quiere realizar la donación en la cuenta o tarjeta habitual el texto de la actividad es:
    • SE REALIZA 1ª LLAMADA POR ERROR EN DONACIÓN WEB DE X € DEL FICHERO X, DANDO COMO RESULTADO, NO REALIZA DONACIÓN, ACTUALIZO DATOS (si procede)