MUY IMPORTANTE NO LLAMAR A SOCIOS DE VALENCIA, si salen en fichero devoluciones o en correo devuelto, o nos llega mail suyo solicitando baja, se pasa primero nota a sociosysocias y si nos confirman, solo entonces podremos llamarles.

Altas socios y exonerados:

- Altas de personas socias aprobadas en Junta directiva: Dar de alta en CRM adjuntando el Formulario de alta de cada persona socia, y solicitud de exoneración si la hubiera, con campaña NUEVO SOCIO. En el caso de los exonerados hay que crear una actividad de revisión dentro de 12 meses. 

ASUNTO ACTIVIDAD: SOCIOSYSOCIAS FIN EXONERACIÓN

DENTRO DE LA ACTIVIDAD: PASAR NOTA A SOCIOSYSOCIAS ANTES DE LLAMAR PARA VER SI ES VOLUNTARIO

Actualmente hay una carpeta de altas y otra de exoneraciones, si llega un alta en la carpeta de altas sin cuenta bancaria revisar si es exoneración en el word ya que los exonerados no pagan cuota y puede ser ese el motivo.

Si falta algún dato importante, da error al intentar registrarlo o no se puede leer bien, se pasa nota a sociosysocias para ver si llamamos nosotros para conseguir el dato correcto o lo tienen ya en usawa o en su sede.

- Cuando se produce un cambio de activo a exonerado es necesario cancelar las donaciones y compromiso que estuviera en curso, e incluir en notas la fecha de la acción.

Tener en cuenta al dar de alta en CRM marcar diferencias entre personas socias exoneradas y no. MUY IMPORTANTE: La fecha de alta será la indicada en el fichero word que suba a la nube socios políticos (el día de la junta).

Cuando se gestiona una baja de un socio es siempre “BAJA DEFINITIVA” y marcar preferencias todo no permitir.

MUY IMPORTANTE: En los casos de donantes fidelizados que se conviertan en socios políticos el procedimiento a seguir en CRM es el siguiente:

1º ELIMINAMOS EL MAIL, LO COPIAMOS EN NOTAS Y GUARDAMOS ANTES DE DAR BAJA DEFINITIVA DONANTE FIDELIZADO, LA FECHA (la del word de altas) Y EL MOTIVO Y GUARDAR (Para que no le llegue mail de baja)

2º EL TICK DE DONANTE “NO” Y GUARDO. COMPRUEBO QUE YA PONE SOCIO SI.

3º TIPO DE SOCIO NUMERARIO, FECHA ALTA (la del word de altas) Y ESTADO. 

4º CREO EL COMPROMISO DEL SOCIO CON CAMPAÑA NUEVO SOCIO (Clicar dentro de campaña en Busqueda avanzada y buscar en todas las campañas y plantillas porque al no ser campaña lanzada no se puede seleccionar de otra manera)

5º AÑADIMOS DE NUEVO EL MAIL, GUARDAMOS Y ESCRIBIMOS LA NOTA.

Bajas:

- Solicitudes de bajas del socio por mail o teléfono, si no sabemos el motivo se realizan hasta 3 intentos de llamada, se informan a sociosysocias (incluso por fallecimiento o cambio de país), se mueve la fecha de cobro un año, se crea tarea de revisión en 6 meses y se anota en el último excel de revisión tratado. 

- Bajas comunicadas por sedes autonómicas a través de sociosysocias@medicosdelmundo.org. Dar de baja en CRM. Se enviará comunicación de baja si así nos lo confirma sociosysocias.

- Bajas por perder la condición de persona exonerada: Se da de baja en CRM siendo por Motivos económicos o el indicado por Rafa pero en notas hay que especificar que es por revisión de exoneración. Se enviará comunicación de baja de exonerado si así nos lo confirma sociosysocias.

Modificaciones:

SI QUIERE DISMINUIR A MENOS DE 90€ ANUALES SE PASA NOTA, porque la cuota mínima de socios políticos es esa 90€ anual.

- En el caso de recibir peticiones por email o teléfono:

• Se realizará el cambio en el CRM, informando a socios políticos del mismo (cambio de dirección, mail...).
• Solicitudes de cambio de cuenta bancaria o de certificado fiscal se gestiona directamente y no se pasa nota.

- Cambios en la base de datos Usawa: 

• Por norma general llegarán desde el correo usawa@medicosdelmundo.org . Hay que grabar las modificaciones en CRM y copiar el cuerpo del mail a un Word. Debemos convertirlo en PDF y guardarlo en la carpeta de la fecha del mail dentro de socios políticos en sharepoint. Lo adjuntaremos en las Notas dentro de CRM.

- Cambio de datos de socios que provienen de las delegaciones: Pasar cambios a CRM directamente.

Devolución de recibos:

Cuando se extraen los informes de devoluciones de agencias y otras campañas, se guardan los que sean socios en un excel en la carpeta Gestión socios políticos\Devoluciones SP. Se realizan hasta 3 intentos de llamada para gestionar la devolución, si no hay teléfono o no se localiza en los 3 intentos se envía mail plantilla de aviso de incidencia de cobro. Si el resultado es solicitud de baja u otra cuestión importante del socio se pasa nota a socios y socias. En caso de ser una cuestión administrativa (un cambio de cuenta por ejemplo), gestionamos el recobro sin necesidad de pasar nota.

Si no se consigue más información, en este momento empiezan a contar los 6 meses del proceso de pasivización (ver más abajo), con rellamada a los 3 meses y en algún otro momento del proceso si se solicita desde sociosysocias.

Argumentario:

"Buenos días, preguntaba por…….. Mi nombre es ……y le llamo de MDM

El motivo de nuestra llamada es  informarle que la cuota que tiene con nosotros, nos ha llegado devuelta por su entidad bancaria, 

al desconocer el motivo y con la intención de subsanarlo, ¿nos podría por favor indicar si ha habido cambios en sus  datos bancarios o a que puede deberse esta  incidencia?"

Posibles resultados:

si DATOS ERRÓNEOS: Tomar datos de la nueva cuenta, y gestionar recobro para la emisión de un nuevo recibo.

si DATOS CORRECTOS: se emite el recobro

si es consciente de la devolucion y no quiere pagar o si quiere solicitar la baja: le indicamos que pasamos nota, preguntando el motivo se pasa nota a sociosysocias

si no localizamos a la persona en los 3 intentos de llamada y tiene correo electronico: se le envia por email el siguiente texto

PROCEDIMIENTO PASIVIZACIÓN SOCIO/AS POLÍTICOS:

Objetivo: Detectar aquellos socios políticos que lleven 6 meses sin pagar ninguna donación y que por tanto, han de pasar de estado Activo a Pasivo. Si transcurrido el 7º mes siguen sin pagar, pasaría a estado Baja Definitiva (siempre tras confirmación de Rafa)

Procedimiento:

1. Extraer mensualmente, el lunes de la segunda semana que cada mes (o un mes tras la última respuesta a la revisión de sociosysocias si se ha retrasado), la búsqueda avanzada de la sección de COMPROMISOS denominada SOCIOS POLITICOS – REVISAR PASIVOS. Esta consulta permite extraer todos los compromisos de socios políticos en estado pendiente de resolver.
2. Incluir una columna en el Excel de esta búsqueda que sea Nº DE MESES SIN PAGAR DONACIÓN. Este dato será de cálculo manual por parte de Coolaboro y se calculará como (Fecha actual – Fecha último cobro), por ejemplo, si hoy estamos a día 28/5/2014 y la fecha de último cobro es 1/11/2013, los meses transcurridos son 6 (llegando el 1 de junio a los 7 meses).
3. Debemos indicar los casos que deberían recibir llamada por haber pasado 3 meses de la devolución (están a mitad del proceso de pasivo y es una llamada preventiva antes de que lleguen a los 6 meses).
4. , pasar a pasivos si han pasado ya 6 meses o baja definitiva si ha pasado un mes desde el paso a pasivo preguntando cómo proceder en cada caso.
5. Debajo de esos registros hay que añadir las solicitudes de baja del fichero anterior que sigan pendientes, ya que en la búsqueda de CRM sólo salen los registros con compromiso pendiente de resolver por alguna devolución.
6. Avisar cuando ya esté en sharepoint a sociosysocioas@medicosdelmundo.org 
7. Sociosysocias indicará cómo proceder en cada uno de los casos de los socios, ya sea:

• Emitiendo llamada informativa tras haber pasado 3 meses desde la llamada por devoluciones.
• Dando las instrucciones para cambiar el estado de los socios a pasivo y envío de mail impago (sólo se envía por carta si no tiene mail, se usan los folios antiguos sin fotografías).
• Confirmando baja y envío mail de baja (sólo se envía por carta si no tiene mail, se usan los folios antiguos sin fotografías).
• Pendiente de sede.
• Otras posibles gestiones que surjan.

En cualquier caso, habrá que esperar a las indicaciones de sociosysocias para proceder.

REVISIÓN DE PERSONAS EXONERADAS:

La condición de persona exonerada, que se valida por la junta directiva estatal, debe ser revisada cada 12 meses. Son socios que por alguna razón, normalmente vinculados a una sede como voluntarios o trabajadores, no pagan cuota pero si tienen ficha de socio y pueden participar en las asambleas como socios políticos de pleno derecho.

Se genera una tarea con cada nueva exoneración para proceder a su seguimiento a los 12 meses. Cuando salta la tarea de revisión en la búsqueda de actividades pendientes que se hace con el control semanal, se pasa nota a sociosysocias.

Una vez nos indiquen que podemos llamar, se sigue el siguiente argumentario:

"Le llamamos en nombre de Médicos del Mundo porque usted figura como socio/socia de la misma como persona exonerada. Según los procedimientos de la organización la condición de exoneración debe revisarse aproximadamente cada 12 meses por lo que quería consultarle brevemente si su situación económica le permitiría afrontar al menos el pago de la cuota mínima anual, establecida en 90€"

Según la respuesta que nos indiquen se procede según la siguiente tabla:

SEGUIMIENTO DE CASOS ESPECIALES:

Forma de pago no es Domiciliación Bancaria/ no tienen compromiso: Son personas socias que donan por transferencia, se crea una tarea de revisión para cada año comprobar si han donado y si no se envía recordatorio. Estas socias donan en la cuenta de La Caixa 142.

La cuota anual no llega a los 90€ tal y como indican los estatutos: Son excepciones, estos registros nos avisa sociosysocias cuando los revisa.