Medicos del Mundo > Altas Agencias
Inicio en Addon Payments 2018 - OBSOLETO

 

  • Author: Inma
  • Create Time: 08/13/2018 18:27:38
  • Last Update Time: 08/13/2018 18:27:38

Procedimiento Pagos por Tarjeta Addon Payments de La Caixa

Qué es Addon payments y claves de acceso

 

Médicos del Mundo ha habilitado la posibilidad de pagos periódicos mediante tarjeta de crédito (hasta ahora solo era posible mediante domiciliación bancaria) a través del sistema de La Caixa denominado Addon Payments.

 

Por la ley de protección de datos que cambia ahora en 2018, el sistema CRM de MdM no permite almacenar tarjetas de crédito por eso hemos contratado este servicio (en breve, procederemos a trasladar las pocas tarjetas que tenemos a CRM a este sistema para cumplir la legalidad)

 

La página de acceso al sistema es:

https://admin.addonpayments.com/#/login

 

Hemos creado un usuario para Coolaboro de forma que pueda realizar las gestiones que a continuación detallaremos.

 

Las claves de acceso (fueron facilitados por email):

ID de cliente:

Nombre de usuario:

Contraseña:

 

Las agencias de captación de MdM entrarán al sistema para dar de altas altas de socios colaboradores con pago periódico por tarjeta. Por el momento, únicamente el proveedor HANDING SOLUTIONS va a proceder al alta por esta vía pero en un futuro puede que sean otros.

 

En un futuro conectaremos este sistema con nuestro CRM de forma que las altas vayan sincronizadas pero por el momento, ambos sistemas aún no están conectados por lo que la agencia además de introducir las altas en Addon payments nos va a seguir enviando el fichero de altas de forma habitual.

 

Eso significa además, que hasta que ambos sistemas, CRM y Addon payments, estén sincronizados, las siguientes actividades se van a tener que actualizar tanto por Addon payments como por CRM:

- ALTAS

- BAJAS (por solicitud del donante o por devolución de cargo bancario)

- MODIFICACIONES DE COMPROMISOS

- MODIFICACIONES DE FORMA DE PAGO POR TARJETA.

-CADUCIDAD TARJETAS

 

Tareas a realizar por Coolaboro

 

  1. ALTAS

Con cada fichero de altas de Handing Solutions, comprobar que los socios con forma d epago TARJETA WEB también están dados de alta en Addon payments y con la misma información.

ANTES DE IMPORTAR EN CRM, TENDREMOS QUE HACER LAS SIGUIENTES  VERIFICACIONES (no se puede hacer la importación del fichero en CRM hasta asegurarnos que está correcto)

 

Fichero de altas:

  • Tendrá vacíos los campos de cuanta bancaria
  • Tendrá vacíos los datos de tarjeta de crédito (para cumplir la ley de protección de datos)
  • El campo FORMA DE PAGO, vendrá completado con TARJETA WEB
  • Fecha de Mejor Día, QUITAR del fichero aquellas fechas del mes anteriores a la importación (incluido el propio día) y MANTENER las fechas posteriores al día de la importación. PTE- TAREA DE REGULARIZACIÓN DE DONACIONES NO CREADAS EN CRM POR NO APLICAR ESTE CRITERIO HASTA 31/1

 

Comprobación de altas en Addon payments

  • Menú de la izquierda CLIENTES
  • Botón GENERAR INFORME (no podemos generar el informe por rango de fechas por lo que siempre habrá que generar el informe completo).
  • Ir a Menú de la izquierda INFORMES y descargar el último, que acabamos de generar, cuando esté en estado completado (tarda unos segundos).
  • Ir a Descargas, abril con Excel y convertir los datos en columnas separadas por coma para visualizar correctamente el informe. Los campos del informe son estándares (no podemos personalizar los campos).Adjuntamos ejemplo de informe.
  • Comprobaciones:
  1. Comprobar que las altas del fichero están en Addon payments (utilizar el campo REFERENCIA CLIENTE que contiene el NIF). Lo más sencillo es casarlo por fecha de creación del registro en Addon (los de la última semana).
  2. Si hay altas del fichero que no están en Addon – NOTIFICAR A HANDING
  3. Si hay altas de esa semana en Addon que no aparecen en el fichero de altas – NOTIFICAR A HANDING.(este caso puede darse cuando el primer cargo ha sido rechazado; como el cargo se hace al momento, esas altas Handing las elimina y no las pasa en fichero de altas. Esto sería correcto. Pero siempre hay que verificarlo para asegurarnos que no se trata de un error al introducir datos.
  4. Comprobar que la fecha de caducidad de las tarjetas es igual o mayor que un año (es un campo del reporting). Si se detectara alguna que no cumple ese criterio, NOTIFICAR A HANDING para que lo elimine del fichero de altas. Coolaboro realizará la llamada a estos donantes (verificando antes si ya han realizado algún cargo o no), buscando que nos faciliten un número de cuenta en lugar de tarjeta. – REVISAR ESTE PROCEDIMIENTO. PUEDE DARSE CONFLICTO DE LLAMADA SI LO HACEMOS DESDE MDM Y DESDE HANDING A LA VEZ.
  5. Comprobar que el importe, periodicidad y fecha de mejor día coincide en Addon y en el fichero de altas. El problema es que Addon no saca ningún informe con todos estos datos y tenemos que entrar uno a uno en cada donante para comprobarlo, por ello, haremos un control aleatorio de 2/3 registros por fichero). Para consultar esta información en Addon:
  • Ir a menú CLIENTES y buscar por Referencia cliente (NIF) o por apellidos (tiene que coincidir exactamente)
  • Pinchar en el donante (cliente) y consultar importe, periodicidad y fecha de próximo cobro para verificar si coincide.
  • Si se detectan incoherencias, NOTIFICAR A HANDING, indicando que hay errores de casado entre el fichero de altas y Addon, para que lo rectifiquen en fichero de altas.
  1. Una vez realizada la importación de altas, hay que corregir un dato en CRM que no se crea de forma correcta. CRM crea los compromisos como puntuales aunque son periódicos por un fallo de programación del fichero de altas (la forma de pago tarjeta web lo pone siempre como puntual). Este cambio lo realizaremos mediante modificación masiva de los registros de la búsqueda avanzada en COMPROMISOS:

“Tarjeta web regularización compromisos puntuales a periódicos”

(La compartiremos con vosotras). A todos los registros que salgan en la búsqueda habrá que cambiar el tipo de compromiso de puntual a periódico.

 

 

  1. BAJAS
    1. Por solicitud del donante

Acciones en Addon payments:

  • Pinchamos en el menú CLIENTES y buscamos al donante.
  • Pinchamos en el donante para acceder a sus datos.
  • Pinchamos en la sección PROGRAMACIONES dentro del donante. En este apartado es donde se fija el importe, la periodicidad, el día de cobro. Pinchamos en el link EDITAR.
  • Vamos a la funcionalidad FINALIZA, es decir, la fecha hasta la que vamos a emitirle cargo periódico. Si alguien está activo, este campo vendrá sin completar. Al darse de baja pondremos la fecha hasta o finalización al día siguiente (el mismo día no nos deja). Eso hace que ya no se generen más cargos periódicos.
  • Clickamos en botón PROCESAR.

 

Acciones en CRM

  • Mismas acciones que procedimiento habitual.

 

  1. Bajas por devoluciones de cargos en la tarjeta

Acciones en Addon

  • Accedemos al menú de la izquierda TRANSACCIONES. Aquí es donde vamos a ver todas las donaciones realizadas mediante este sistema de pago. Hay varios criterios de búsqueda, principalmente serán útiles, por Nif (Nº de cliente) , Rango de fechas y estado de la trasnsacción (donación).
  • De forma semanal, sacaremos el informe de las transacciones DENEGADAS de la última semana. Para ello, introducimos los criterios de búsqueda /(rango de fechas: del martes anterior al lunes, ambos incluidos – no incluir el día presente porque aún se pueden seguir generando-, estado DENEGADAS) y pulsamos en BUSCAR.
  • A continuación pinchamos en botón GENERAR INFORME y vamos al menú de la izquierad INFORMES. Tarda unos segundos en generarse. Para descargarlo, operamos igual que con el informe anterior.
  • Con ese listado de donaciones canceladas vamos a:
  • Notificárselo a Handing como DEVOLUCIÓN TARJETA WEB.
  • En la programación de cada donante, ponemos la fecha FINALIZA “día siguiente” para que no se le emitan más cargos.

 

Acciones en CRM

  • Si el registro no existe en CRM es porque la cancelación del cargo se ha producido en el mismo momento del registro al darse de alta y por tanto, Handing no nos ha llegado a pasar el registro en el fichero. No hay que hacer nada.
  • Si el registro existe en CRM
  • Modificamos estado del compromiso a CANCELADO
  • Modificamos estado de la donación a CANCELADO (podría darse el caso de que la donación no se hubiera llegado a crear si no se ha generado remesa. Si no hay donación, no hay que hacer nada).
  • Modificamos el estado del miembro a INACTIVO.
  • Motivo de devolución recibbo.

 

  1. MODIFICACIÓN DE COMPROMISO

Si alguien nos solicita cambio de datos y su forma de pago es tarjeta web, habrá que realizar los cambios pertinentes tanto en Addon como en CRM.

Acciones en Addon

  • Entramos en menú CLIENTES, buscamos el registro, entramos en PROGRAMACIONES (Link Editar) y cambiamos el importe o la periodicidad según corresponda.

Acciones en CRM

Igual que procedimiento habitual.

 

 

  1. MODIFICACIÓN DE FORMA DE PAGO TARJETA WEB

Si nos facilitan los datos de una nueva tarjeta (por ejemplo, por haber caducado la anterior):

Acciones en Addon

  • Entramos en menú CLIENTES, buscamos el registro, entramos en FORMAS DE PAGO y daremos del alta la nueva tarjeta de crédito, completando los campos obligatorios.
  • NO hay que solicitar el CVV ni guardar este dato en el sistema.
  • Una vez creada la nueva forma de pago, habrá que asignarle la programación, es decir, el cargo periódico que se va a realizar contra dicha tarjeta (lo que viene a ser los datos del compromiso) , pinchando en el link “programación”.
  • A la hora de completar los datos requeridos:
  • Campo Tipo TPV, hay que seleccionar MOTO
  • Referencia cliente, referencia variable y Nº Cliente, incluir el NIF del donante
  • Para guardar los datos, pinchamos en CONFIRMAR PROGRAMACIÓN.

 

Acciones en CRM

  • No hay que hacer ningún cambio en CRM.

 

Si el cambio es porque pasa de tarjeta a cuenta bancaria, habrá que CANCELAR la programación en Addon (poner fecha fin al compromiso , es decir, FINALIZA PROGRAMACIÓN) y en CRM hacer los cambios oportunos según procedimiento habitual.

 

  1. TARJETAS CADUCADAS

Nada más registrarnos y entrar en Addon payments, veremos que hay un panel superior donde indica “Nº Tarjetas caducadas” y “Nº de Tarjetas caducadas con programación”.

 

Todas las semanas deberemos revisar este dato. Si aparecen tarjetas caducadas con programación, significa que hay programaciones (compromisos) vinculados a tarjetas que han caducado.

 

Tendremos que ver si la programación está activa (no tiene fecha fin) o no es activa (tiene fecha fin). Si tiene fecha fin, no hay que hacer nada. Si no tiene fecha fin, tendremos que realizar una llamada al donante para que nos facilite preferentemente un número de cuenta bancaria y si no, otra tarjeta de crédito (creamos nueva programación y nueva forma de pago).

 

En CRM, debemos marcar la FORMA DE PAGO como “tarjeta caducada” e inactivarla.

 

A partir de aquí seguiremos el procedimiento habitual que seguimos en la gestión de tarjetas caducadas.