En 2024 nos llegan los mails de comité avisando de ficheros directamente, hay que descargarlos desde nube compartida por DATEM (abrir desde pestaña incógnito logados en el correo de ayuda): 

https://datem-my.sharepoint.com/personal/informatica_datemgroup_com/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Finformatica%5Fdatemgroup%5Fcom%2FDocuments%2FClientes%2FCOMITE%20EMERGENCIA%2FCE%20MDM&ga=1 (entrar en pestaña de incógnito que tengamos logado el correo de ayuda)

Se indica en mail 04/10/2024 que CRM va a volver a envía el mail automático, pero que seguimos enviado el fichero a nivel informativo aunque CRM enviará los mails.

En 2023 empieza a haber ficheros de comité emergencia MULTI, se gestionan igual pero hay que mirar la última columna para saber a qué emergencia va y usar la campaña correspondiente a cada registro según el origen.

Primero copiamos a otra pestaña los registros de origen TEL 902, WEB Y WEB CALL CENTER para gestionalos y en otra pestaña los de canal BIZUM y en otra pestaña los de canal TRANSFERENCIA ya que tiene proceso diferente.                                                                 

Proceso TEL 902, WEB y WEB CALL CENTER:                                                                      

Pasamos las columnas de nombre a nif incluido a mayúsculas en una pestaña nueva usando la fórmula =MAYUSC(A1) y extendiéndola a las celdas adyacentes y las copiamos en el fichero con la opción solo texto (icono 123), también de la columna Via Tipo a ViaProvincia                                                                             

Para crear la dirección completa copiamos a otra pestaña desde ViaNombre a ViaResto2 y lo juntamos usando la fórmula =CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1;" ";D1) para ponerlo correcto en el excel de altas                                                                       

Para crear el titular copiamos a otra pestaña desde nombre a apellido2 y lo juntamos usando la fórmula =CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1) para ponerlo correcto en el excel de altas                                                                     

En el excel de altas copiamos las columnas de nombre, apellido1, apellido2, número documento (reemplazar - por nada y espacio por nada), número de teléfono de contacto, teléfono (revisar y poner los fijos en su columna y los extranjeros en formato texto añadir 00 delante), total (en cuota y en periodicidad Puntual), cuenta, en banco poner ENTIDAD BANCARIA, en titular el que hemos creado, tarjetanum y tarjeta caducidad (cambiar a final de mes), via tipo (cambiar al código correspondiente), la de dirección que hemos creado, ViaCP (número, formato especial CP), ViaPoblación, ViaProvincia, sexo (cambiar a formato correcto Hombre, Mujer y si no pone nada poner Sin Especificar), fecha nacimiento y comentarios (para revisar por si hay que hacer alguna modificación en algún registro y luego borramos los que no corresponde importar).                                                                        

En fecha de alta copiamos la fecha del excel con formato fecha corta y en agencia ponemos DATEM (los ficheros del 1 al 6 y 7 al 10 se importaron con la fecha del día que se importaba porque eran pruebas iniciales)                                                                      

Además al excel de altas copiar las columnas origen y canal al final para luego poder filtrar y asociar campaña correspondiente a cada una.                                                                   

Filtramos por origen TEL 902 y ponemos campaña COMITÉ EMERGENCIA_EMERGENCIA UCRANIA_900_2022, luego filtramos en origen por WEB y WEB CALL CENTER y ponemos forma de pago Tarjeta Web en la columna OtrasFormasPago, de esas filtramos canal Tarjeta y ponemos campaña COMITÉ EMERGENCIA_EMERGENCIA UCRANIA_WEB_2022 y filtramos canal PayPal y ponemos campaña COMITÉ EMERGENCIA_EMERGENCIA UCRANIA_PAYPAL_2022.                                                                     

La forma de pago tarjeta de web y paypal se pone en Otras formas de pago Tarjeta Web                                                                        

No se importan los mails para que CRM no envíe mail, se notifica por mail cuando esté el fichero completo gestionado en CRM para que envién mail y nos confirmen cuando hayan terminado para añadirlo.                                                                 

Los que no tienen NIF o no es correcto se copian en otro fichero en la carpeta altas para hacer manuales.   A partir de Mayo si son pocos registros se hacen manualmente                                                                   

Proceso BIZUM:                                                                            

Campaña COMITÉ EMERGENCIA_EMERGENCIA UCRANIA_BIZUM_2022 y forma de pago Transferencia en la columna OtrasFormasPago                                                                         

Copiamos la columna nombre a otra pestaña, clicamos en datos, texto en columnas y separamos por ancho fijo para separar el NIF del nombre completo y pasarlo a la columna Nº Documento. Después la columna que queda con el nombre completo se separa texto en columnas delimitado por ; para obtener nombre, apellido1 y apellido 2. Lo pasamos todo a mayúsculas y luego con la fórmula =CONCATENAR(H2;" ";I2;" ";J2) creamos el titular a partir del nombre y apellidos.                                                                 

Se pasa la fecha como fecha de alta, el importe como cuota, sexo no viene y se pone Sin Especificar.                                                                

Proceso TRANSFERENCIAS:                                                                      

Campaña COMITÉ EMERGENCIA_EMERGENCIA UCRANIA_TRANSFERENCIA_2022 y forma de pago Transferencia en la columna OtrasFormasPago.                                                                     

La columna nombre, clicamos en datos, texto en columnas y separamos por ancho fijo, de ahí la 3ª columna se pasa a la columna del NIF, revisamos los que tienen en la segunda columna texto y movemos el NIF y el nombre a su columna correcta. Revisamos los que no tienen NIF por si viene en alguna otra columna. Luego revisar los NIF con cero de más delante.                                                                            

Los registros que en la segunda columna tiene texto el nombre viene como apellidos seguido de nombre, mientras que las otras vienen como nombre seguido de apellidos. Por lo que lo separamos en dos pestañas para gestionarlos. Hay que separar por espacios y revisar para que case como nombre, apellido 1 y apellido 2.                                                                     

El resto del proceso es igual que con BIZUM                                                                    

Crean nueva campaña en mayo 2022 para grandes donantes: COMITÉ EMERGENCIA_EMERGENCIA UCRANIA_GGDD Y EMPRESAS_2022 para el fichero que mandan de grandes donantes del comité                                                                             

Se dejan rellenas las siguientes columnas en el fichero de altas:                                                                           

EsParticularEmpresa      Idioma            País        TipoMiembro

P                                        Castellano      España   1

Si hay alguna entidad, se cambia P por E y se pone el nombre de la entidad en la columna RazonSocial, el CIF en columna CIF y en TipoColectivo se pone 8 si es SL o no se sabe el tipo. Si hay persona de contacto se puede poner en nombre y apellidos.                                                                          

Por último tras revisar todo eliminamos las columnas origen y canal que habíamos añadido al final                                                                     

Y creamos fichero para crear programaciones                                                                 

Una vez importado, los que salga error por ya estar en CRM se importan de nuevo como modificaciones buscando el ID miembro en CRM. Los que de error el NIF se hacen manuales.