El lunes 3 de julio de 2023 comienza una campaña online CHATBOT sobre adicciones.
Antes de comenzar con las llamadas, estos leads lo primero que haremos será importarlos a CRM, según la campaña que corresponda:
(Como Interesados)
INTERESADOS LEADS CHATBOT ADICCIONES_2023 (aquellos/as que solo dejen sus datos para la guía informativa o que dejen sus datos para la guía y hagan difusión)
(Como donantes)
METODO PAGO STRIPE 2023_CHATBOT ADICCIONES (aquellos/as que han realizado una donación puntual a través del chatbot mediante Stripe, la app que permite hacer el pago con tarjeta en el chatbot)
Recordad que los que han hecho efectivamente la donación son aquellos a quienes les aparece el importe en la columna L.
Desde MDM han creado un flujo automático para que estos registros reciban un email de campaña “follow up” al día siguiente de registrarse en CRM, por eso la llamada de telemarketing la retrasamos a los 4-5 días, para que haya margen y hayan recibido ese primer email.
Después de la llamada pasarán a la campaña TMK CONVERSIÓN LEADS CHATBOT ADICCIONES_2023 aquellos que conviertan haciéndose socios o con un donativo puntual.
PROCEDIMIENTO ALTAS INTERESADOS:
Cada mañana a primera hora hay que entrar a la Google Sheet: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qgcTZ-kGZsFC95LRNtS6uOtrYCEnuaaIpXxcuoceBgg/edit#gid=0 y la copiamos entera en el excel GESTIÓN CHATBOT en la pestaña DESCARGA.
En la pestaña GESTIÓN la última línea del día anterior que habremos dejado en color amarillo nos sirve para ver en la pestaña DESCARGA desde qué registro son nuevos y pasarlos a la pestaña GESTIÓN para su proceso.
Ya situados en la pestaña GESTIÓN, revisamos duplicados por mail y móvil, si es duplicado mail ya importado se elimina la línea nueva. Si es duplicado móvil que parece inventado no se elimina porque hay registros que ponen mail verdadero y teléfono falso.
Filtramos en la columna Donación si hubiera algún positivo, en ese caso se tiene en cuenta para importarlo con tipo miembro 1.
La mayoría de los registros sólo tienen nombre pero unos pocos tienen nombre y apellidos en la columna nombre, por lo que manualmente los copiamos en la columna Primer Apellido y Segundo Apellido.
Copiamos en pestaña "1" los nombres y apellidos para pasar a mayúsculas para la importación y rellenamos la columna FECHA IMPORTACION con el día de hoy y en la columna TIPO DE PETICION EN LLAMADA: PETICION DONATIVO
En la nube vamos a la importación de altas del mes en curso, creamos carpeta con la fecha de hoy seguida de INT.
Abrimos la carpeta de importación INT anterior, y nos copiamos ese excel a la carpeta de hoy cambiando la fecha y eliminando todas las líneas menos la primera que usaremos de guía.
Bajo la línea guía procedemos a copiar nombre, apellido 1 (los que no tienen apellido 1 ponemos guión -), apellido 2 (ya en mayúsculas), teléfono móvil (si alguno empieza por 9 se pasa a teléfono particular) y mail, cambiamos fecha de alta a hoy.
El resto de campos los copiamos de la línea guía hasta abajo que son siempre los siguientes:
Sexo: Sin identificar, Agencia: PERSUALIA, Campaña: INTERESADOS LEADS CHATBOT ADICCIONES_2023, EsParticularEmpresa: P, Idioma: Castellano, País: España, TipoMiembro: 2
En el caso de los que han hecho el donativo la campaña es METODO PAGO STRIPE 2023_CHATBOT ADICCIONES_2023, se ponen todos los datos que hayan rellenado y en TipoMiembro: 1
Eliminamos la línea guía.
Eliminamos las filas debajo del último registro y las columnas después de la última columna RespuestaDeCampaña).
Buscamos si hay punto y coma ; o apostrofe ' (si hay, se quita porque daría error la importación). Guardamos el excel.
Por último guardamos el excel como CSV delimitado por comas, lo abrimos como bloc de notas y lo guardamos como UTF-8 con BOM para subirlo a azure a la carpeta mdm-cargaagencias-entrada.
PROCEDIMIENTO LOG:
A las 14:30h azure procesa las altas, una vez ya no salga el fichero en la carpeta mdm-cargaagencias-entrada vamos a la carpeta de azure mdm-cargaagencias-log buscando por AgenciasALTAS230829 (Es ejemplo de día 29/08/2023, AAMMDD) y descargamos el log en una carpeta nueva de log llamada 20230829 INT en la nube: Gestión de altas y modif\Tratamiento de log\Log de altas
En la carpeta del log copiamos el fichero de log anterior cambiando al número de importación siguiente, por ejemplo si el anterior se llama LOG DE ERRORES SEMANA 35-2023 INTERESADOS, lo copiamos a nuestra carpeta como LOG DE ERRORES SEMANA 35-2023 INTERESADOS 2ª.
Desde ese excel borramos las líneas de error y advertencia anteriores y abrimos desde excel el log y separamos en columnas de ancho fijo (primera columna es la fecha, segunda columna hora, tercera columna quitar las separaciones para que entre todo lo demás). Filtramos por los registros que contienen la palabra error y los copiamos al nuestro excel del log. También buscamos la palabra Advertencia y los copiamos al nuestro excel del log.
En la columna NUMERO DE FILA REAL ponemos el número de línea que sale en el error o advertencia +1. Si hay algúna advertencia con misma línea que un error se elimina la línea advertencia porque es el mismo registro. Buscamos en el fichero de importación altas interesados esas líneas y las copiamos en errores y en advertencias según corresponda.
Revisamos los errores: Si ya es socio lo ponemos en azul para diferenciarlo, si es interesado se pone la agencia PERSUALIA y se pone verde.
Las advertencias son ya interesados y tienen la agencia puesta, por lo que se ponen en verde.
Ahora en el excel GESTIÓN CHATBOT buscamos los que ha salido que ya es socio y ponemos en la columna ESTADO EN CRM: YA ES SOCIO, buscamos los que ha salido que ya interesado y ponemos en la columna ESTADO EN CRM: YA INTERESADO.
PROCEDIMIENTO CARGA REGISTROS A BASE DE DATOS:
Copiamos los registros de hoy que hay que cargar de la pestaña gestión a la pestaña origen en esta pestaña origen y ponemos los nombres en mayúscula de la pestaña 1.
Filtramos en la columna Donación y eliminamos los que han donado y hemos importado ya a CRM con la campaña METODO PAGO STRIPE 2023_CHATBOT ADICCIONES_2023
Filtramos en la columna estado en CRM y eliminamos los que pone YA ES SOCIO.
A PARTIR DEL 1 DE NOVIEMBRE 2023 Importar a CRM normalmente para que se mande el mail, luego hacer el log y cargamos la mitad de los registros en nuestra base de datos y la otra mitad de los registros nuevos de ese día se pone en un excel acumulando los registros hasta jueves tras el log y se envía a DATEM en excel con contraseña el viernes por la mañana. El primer envío será el jueves 2 de noviembre por la tarde.
Este excel se guarda en la carpeta Para DATEM creada dentro de la carpeta CHATBOT con el nombre y la fecha de envío.
El mail se envía a los siguientes mails de DATEM con copia a Virginia Garza y Maite Belenguer:
cecilia.ballester@datemgroup.com
roger.tudela@datemgroup.com
clara.alsius@datemgroup.com
andrea.hincapie@datemgroup.com
Los registros que enviamos a DATEM los dejamos en color amarillo en la pestaña ORIGEN del excel y no se cargan en la base nuestra.
Pegamos estos registros en la base de datos en la pestaña origen tras el último registro. Damos a guardar en el nombre de la pestaña y luego damos a cerrar.
En la pestaña anexos copiamos el ID de usuario y ponemos el agente 1 (o el número agente que se indique en ese momento) y se copia en el Access en la pestaña anexos tras el último registro. Damos a guardar en el nombre de la pestaña y luego damos a cerrar.
Revisamos en Coordinación por Fecha Importacion la de hoy y comprobamos que son el mismo número de registros y todo en su sitio.
Tras la carga revisamos en Coordinación los que tengan cierre positivo y no tengan rellena la columna Procesado_CRM, una vez lo procesamos en CRM rellenamos esa columna con SI. Estas altas son conversión de interesado a donante con campaña TMK CONVERSIÓN LEADS CHATBOT ADICCIONES_2023.
También miramos si hay alguna tarea para gestionar filtrando la columna Fecha Ult Llamada del día en curso o desde la última carga si es un lunes y revisando los resultados.
FICHERO DONATIVOS DATEM CHATBOT:
Se guarda en la carpeta Fichero trabajado por DATEM (creada dentro de la carpeta CHATBOT), se importan los positivos.
Desde junio de 2024 se importan no positivos con la misma campaña y desde 22/10/2024 se importan a diferente campaña:
- Los positivos en esta campaña como donantes: TMK CONVERSIÓN LEADS CHATBOT ENFERMEDADES DATEM_2024
- Los no positivos en esta campaña como interesados: INTERESADOS LEADS CHATBOT ENFERMEDADES_2024