Procedimiento para la gestión de respuestas al envío postal Herencias y Legados 2025

Objetivo

Asegurar la correcta recogida, registro en CRM y derivación de las solicitudes recibidas a través del cupón del tríptico, así como las posibles llamadas entrantes, tras el envío postal de Herencias y Legados.

Resumen del envío

Volumen total: 5.000 registros aprox.

1. Segmentación:
   • 725 socios políticos (todos con dirección y postal aceptada; sin filtrar por edad/antigüedad).
   • Resto: donantes activos, no Grandes Donantes, con:
     • ≥ 250 € en aportaciones totales realizadas,
     • Edad > 63 y < 85,
     • Antigüedad > 2 años,
     • Profesiones: sanitarias, jubilados y otras (excluidas: vacías, “no consta”, “paro” y similares).
2. Material enviado:
   • Tríptico con información general, cómo hacer testamento solidario, y cupón para pedir la guía. Elección de formato de guía en el cupón: digital o física.
   • Carta firmada por Irene con canales de contacto (herencias@medicosdelmundo.org y teléfono de Atención al Donante).
   • Sobre de respuesta comercial (SRC) para devolver el cupón.

Calendario de recogida de cupones

• Lugar: Apartado de Correos en Avenida de América.
• Frecuencia: quincenal durante 6 semanas tras el depósito del mailing en correos el día 24 de octubre.
• Recogidas recomendadas: en semana 2, semana 4 y semana 6 postenvío.

Flujo operativo paso a paso

1. Recogida y clasificación
   1. Recoger todos los SRC que contengan cupones.
   2. Clasificar: completos / incompletos.
      • Completos: nombre, datos de contacto, opción de guía (digital/física).
      • Incompletos: faltan datos clave, pero tenemos el ID Miembro.
2. Registro en CRM
   1. Para cada cupón recibido:
      • Marcar como “Herencias” - “lead herencias”.
   2. Todos los cupones van a tener el ID Miembro. Revisar que los datos del cupón coinciden con los que tenemos en su ficha en CRM.
   3. Anotar información en Notas: fecha de recepción, "lead herencias por mailing postal 2025", preferencia guía (Digital/Física), etc.
3. Notificación a Irene
   1. Tras registrar los leads:
      • Enviar email a irene.santamaria@medicosdelmundo.org con la siguiente información: nombre, teléfono/email, preferencia de guía, observaciones, ID CRM y fecha de recepción.
4. Gestión de cupones incompletos
   1. Si falta preferencia de guía: registrar igualmente y avisar a Irene.
   2. Si faltan datos de contacto: registrar utilizando el ID Miembro.
   3. No descartar cupones por incompletos: todos deben registrarse porque tienen el ID Miembro.
5. Llamadas entrantes sobre la guía
   1. Si una persona llama para solicitar la guía o resolver dudas:
      • Registrar o actualizar el contacto en CRM con “lead herencias”.
      • Anotar información en Notas.
      • Enviar email a Irene con los datos.
      • Si requiere conversación, derivar a Irene (625 874 072).

Reporte 

Tras las 6 semanas: enviar a Irene un resumen con totales, leads registrados, % incompletos, incidencias, etc.

Contactos clave

1. Responsable del envío y de la guía: Irene Santamaría – irene.santamaria@medicosdelmundo.org
2. Buzón de campaña: herencias@medicosdelmundo.org
3. Recogida de cupones: Apartado de Correos – Avenida de América

Carta y tríptico enviados: