Funciones generales de la recepción

• Fecha última actualización: 23/10/2019 11:46

Proporcionar información presencial, telefónica o por correo electrónico de tipo general.

• Atender las llamadas telefónicas, transfiriéndolas a quien corresponda, en caso de no ser posible solicitar datos de contacto para informar por mail de la llamada o facilitar mail de contacto para que comunique vía mail.
• Informar correctamente de las actividades que tienen lugar en EOI y aclarar cualquier tipo de duda, pregunta, etc. al respecto.
• En caso de que la información solicitada no se encuentre recogida en la web de EOI, se le pondrá en contacto con el departamento que tenga asignado el curso o taller del que solicite información.  Nunca se informará de algo que se desconoce evitando así dar respuestas incorrectas o inexactas
• Las llamadas solicitando información de masters y postgrados se transfieren al departamento de admisiones, a la persona asignada al master por el que nos pregunten siempre que sea posible, si no está disponible transferiremos la llamada a otra persona del departamento.
• Indicar que las inscripciones en los diferentes talleres y cursos se realizan a través de la web, si solicitan información específica del curso o taller o de los datos solicitados en la inscripción, se le pondrá en contacto con el departamento correspondiente.
• Guiar (de forma presencial, telefónica o por correo electrónico) a las personas externas para encontrar información en la web de EOI.
• Gestionar y asignar las reservas de los espacios solicitados por el personal de la escuela y de los alumnos que puedan solicitarlo, ver: Gestión-de-la-reserva-de-espacios.
• Solicitar taxis tanto para el personal de la escuela (ya sean de uso privado u oficial) como para alumnos, profesores y visitantes cuando lo soliciten. Ver: peticiones de taxis ( petición oficial taxi , petición particular taxi , petición emergencia taxi )
• Atender posibles quejas, incidencias y sugerencias que se puedan dar, resolviéndolas cuando se trate de incidencias puntuales y canalizándolas a la persona correspondiente de EOI, en otros casos.
• Aviso de incidencias a otros servicios externos (mantenimiento, limpieza y vigilancia fundamentalmente). Si alguien indica que se ha movido o cambiado de sitio algún mobiliario se debe escribir un correo a ssgg@eoi.es indicándolo (esto es solo para profesores y alumnos). El personal de EOI lo hará por el correo mencionado o en caso de urgencia, a la extensión 363 (servicios generales).
• Recogida de información de quejas, incidencias y sugerencias para su seguimiento utilizando las herramientas informáticas de EOI. El seguimiento deberá llevarse a cabo (tanto en el ámbito interno de EOI como en el externo, referente a dar respuesta).
• Responsabilizarse del correcto estado de la entrada y mostrador de recepción, realizando funciones tales como la actualización de las hojas informativas, folletos, programaciones, etc. Se debe cuidar especialmente la imagen del espacio de recepción y hall principal del edificio teniendo en cuenta que es un espacio orientado a la atención al cliente y por lo tanto debe estar limpio, ordenado y los paquetes personales no podrán estar a la vista.
• Entregar los diplomas a los alumnos dejados por la secretaría de alumnos.
• Realizar diariamente el envío del correo tradicional realizando los albaranes correspondientes a través de la web de correos, y el registro manual de los envíos certificados.
• Realizar el cierre del día de la mensajería, comprobando que el manifiesto recoge los envíos solicitados.
• Elaborar el archivo físico y electrónico de las autorizaciones de los derechos de imagen (autorizaciones derechos de imagen)
• Acogida a todos los alumnos y visitantes a EOI. Saludar y despedir a las visitas.
• Recepción y distribución de comunicaciones del exterior.