Gestión de la reserva de espacios
- Fecha última actualización: 23/10/2019 13:08
Las personas de la recepción se encargarán de gestionar las reservas de espacios de uso común dando información a los usuarios de su disponibilidad y uso. Serán los encargados de señalar su reserva cuando así sea solicitada y su ocupación en caso de que ya no se encuentre disponible.
La solicitud de la reserva se recibirá mediante correo electrónico, de forma presencial o por teléfono. Se procederá a actualizar la información de la reserva solicitada en el cuadro utilizado para ello lo antes posible.
Si esta reserva se realiza de forma presencial o por teléfono debemos pedirles por favor que nos envíen un correo para que así quede reflejada toda la información, aunque haremos la reserva en el momento.
A la hora de hacer la reserva se tiene que tener en cuenta si se necesita proyector o no. Todas las aulas tienen proyector pero de las salas solamente lo tiene la Sala–Lab1.
La Sala-Lab 2 cuenta con una televisión y también se usa para reservas en las que se necesite utilizar proyector.
Para realizar la reserva es necesario saber:
- Nombre de quien realiza la reserva.
- Fecha de la solicitud.
- Hora de inicio y fin de uso.
- Número de asisitentes.
- Si la solicitud es de un alumno el master que está cursando.
- Si necesita proyector o no.
En caso de que la reserva la solicite un antiguo alumno se reenvía la solicitud al mail club@eoi.es y se informa que las solicitudes las deben hacer a través del club de antiguos alumnos (solo los socios del club pueden realizar reservas). Los alumnos de los masters durante el año siguiente a la finalizacion de su master pueden solicitar la reservas de espacios sin pertenecer al club.
Si la solicitud que nos llega es de usuarios del coworking, se les responde que esas solicitudes las deben realizar a través del coordinador/a del coworking; éstos nos las harán llegar si lo consideran.
Las reservas que soliciten los profesores de los cursos se realizan siempre que sean para tutorización, mentorización o coaching de los alumnos de los cursos que impartan, o que necesiten un espacio para preparar la clase. Si el profesor no está impartiendo un curso se le remite al coordinador/a.
No se pueden realizar reservas a alumnos por un periodo de tiempo, las deben solicitar semana a semana.
Si alguien de la escuela solicita una reserva de un espacio durante todas las horas del día y un período de tiempo largo hay que solicitar autorización a Victoria Sanchez Fuentes. Se le reenviará el mail con la solicitud para su consideración.
NUNCA se realizan reservas del salón de actos desde la recepción. La ocupación de este espacio se gestiona desde el departamento de comunicación y eventos a través del mail eventos@eoi.es
En ocasiones nos encontramos con situaciones en las que desde el departamento de formación (las coordinadoras) nos solicitan reservas de cursos en fechas y horarios en la que ya no hay espacios disponibles por estar reservados previamente por otros cursos (se solaparían varias reservas). En estos casos enviamos un mail a las coordinadoras y directoras ejecutivas que tienen reservados sus cursos en esos días adjuntando el documento de reservas de esos días donde indicamos los cursos reservados y aquellos que no tendrían espacio (indicándolos en rojo) para que ellas decidan a que curso dan prioridad y nos lo comuniquen.
Desde recepción guardamos en nuestro Outlook estos correos pendiente de solucionar para estar pendiente.