En las FAQ  están las preguntas y respuestas frecuentes que se irán ampliando conforme sea necesario. Si observáis cualquier error o tenéis algo que consideréis que falta, comunicar al coordinador (Pedro). En un fichero de Word, remitid por correo a Pedro las sugerencias o particularidades del centro en el que estéis trabajando. Entre ellas, la designación de códigos en optativas, las enviáis con los códigos y descripciones correspondientes según curso. Recordad que debe estar muy claro especificado.

Las FAQ son nuestra herramienta FUNDAMENTAL  de consulta. Deben tenerse abiertas en los puestos y consultar en caso de dudas, sino se encuentra la información que necesitamos hay que remitir al coordinador (Pedro)

Disponéis de las actas que ya os llevasteis para grabación

Organización y frecuencia:

DIARIAMENTE:

• Fichaje al inicio y fin de jornada que realizáis normalmente llamando al nº 900 649 050 que tenemos habilitado y reflejando las distintas entradas y salidas según los horarios de cada uno.
• Abriréis el correo de Coolaboro. Todos disponéis de vuestra cuenta. Las comunicaciones que no sean urgentes se harán por esta vía, así como las transferencias de ficheros. La hoja de trabajo se enviará obligatoriamente por email. Las urgentes, por whatsapp o teléfono.
• Del inicio al final de vuestra jornada debéis estar pendientes de vez en cuando del whatsapp por si os consultamos algo u os damos alguna instrucción. Para ello es obligatorio instalar el whatsapp web, de tal manera que vemos en la pantalla si tenemos un mensaje. Esto no debe significar pérdidas de tiempo innecesarias en nuestra labor. Cualquier variación, cambio, solicitud referente a vuestra jornada o que afecte a vuestro trabajo, se hará con la máxima antelación y se comunicará al coordinador.
• Importante poner una marca en el acta, indicando “grabado por ___” y la fecha, además de recoger el dato del día en el fichero de hoja de trabajo. Este fichero estará denominado asi: “HOJA DE TRABAJO GESTORES-“ seguido del nombre de cada uno. Ej: “HOJA DE TRABAJO GESTORES-PEDRO”. Os pasamos el fichero con el mismo nombre por correo electrónico. Debéis cambiarle el nombre vosotros.
• Realizar la tarea de grabación con regla lupa, y marcando en fosforescente suave –mejor de color amarillo- toda la línea que ya habéis grabado, para no confundir. Poned atención y no corred demasiado para evitar errores. El rotulador de color suave es porque después el agente de calidad o el coordinador lo puedan leer para corregirlo.
• Si surgen dudas :
  1. Se consultará en las FAQ. No se atenderán dudas cuya resolución esté en las FAQ.
  2. Si la resolución no está en las FAQ se anotarán por escrito en Word, se hará una seña en el acta rodeado con boli rojo para poderlo retomar una vez nos den respuesta y se seguirá trabajando. Todas las dudas diariamente se plantearán por escrito y por correo electrónico al coodinador (Pedro) al final o principio de jornada pero todas juntas. Si la duda implica que no puedo seguir con el acta, la dejo pendiente y empiezo con otra. Sólo se plantearán dudas en el momento si la no resolución de las mismas me impide seguir trabajando. En la exposición de la duda debe venir el Colegio, el año escolar, el curso, el grupo, el nombre del o de un alumno afectado donde mirar el caso práctico, y si viene algún pantallazo que aclare la pregunta, mejor.
  3. Debemos tener en cuenta que se trata de centralizar la resolución de las dudas para, por parte de coordinación, una vez se tenga la respuesta, grabarlo en las FAQ para que otro compañero pueda resolver la misma duda consultando en ellas. Del mismo modo, os remitirá el coordinador la solución facilitada por Áurea.
• De igual forma, las peticiones de actas o cualquier otra cuestión se cursarán a través del coordinador de Coolaboro (Pedro). Del mismo modo, si desde SM os dan una indicación de cambio de método de trabajo, de revisar en lugar de grabar, os añaden o suprimen algún acta en particular, etc, siempre debéis indicar que, por favor, os lo cursen a través del coordinador de Coolaboro.

SEMANALMENTE:

• Planteamos dos escenarios:

1. QUE ESTÉ PERMITIDO DESPLAZARSE AL CENTRO DE TRABAJO. (de momento no está permitido)

• Viernes al acabar la jornada :
  • Rellenada la hoja de trabajo en Excel, se enviará por correo a pedro.hornero@coolaboro.com . En este fichero, iréis acumulando los datos, añadiendo una pestaña por cada mes, de tal forma que en cada envío vengan los datos anteriores. Así, al final de mes en dicho fichero vendrá cumplimentado todo nuestro trabajo de ese mes y anteriores. También se mandará este fichero el primer día de cada mes, con los datos cumplimentados incluido el último día del mes anterior.
  • El nombre del fichero será: “HOJA DE TRABAJO GESTORES-nombre“ (donde nombre es vuestro nombre de pila)
  • Y lo rellenaremos así:

O: convocatoria ordinaria

E: convocatoria extraordinaria

IMPORTANTE: Cuando acabemos un curso escolar (1º ESO 2017/2018 por ejemplo), añadiremos una línea en la que ponga: “ACABADO 1º ESO 201/2018 – x actas”

• Se vendrá a la oficina los viernes y se procederá a lo siguiente:
• Entrega de actas nuevas al agente que corresponda.
  • Se traerán las actas terminadas hasta el día anterior, bien organizadas por años y ordenadas por cursos y letras. Con una hoja doblada tal como solemos hacer, en la que figuren los datos y el número de actas que entrego. Separadas por años y dentro de los años ordenadas por cursos y letras (ejemplo: 2015/2016 - 1º ESO A, 1º ESO B y después 2º ESO…). Es muy importante la organización correcta para que quien lo reciba no tenga que estar ordenando lo recibido.
• Recogida de remesa de actas (si procede). Debéis verificar que están el número de actas indicado en cada grupo/pack. Si hay algún error, se debe comunicar en el momento al coordinador.
• Se le devolverán al agente que haya superado el 1% de errores las actas correspondientes para que las vuelva a hacer.

1. QUE NO ESTÉ PERMITIDO DESPLAZARSE AL CENTRO DE TRABAJO.(situación actual)

• Imprimiremos las actas nuevas y os las haremos llegar a cada domicilio por mensajería. Comunicar al coordinador las direcciones actuales. Si es posible que lo imprima alguno en casa, comunicar al coordinador para poder mandarlo telemáticamente.
• Se establecerá la tarde de los jueves (debe estar en destino los viernes a primera hora) para entregar :
• Viernes al acabar la jornada :
  • Rellenada la hoja de trabajo en Excel, se enviará por correo a pedro.hornero@coolaboro.com . En este fichero, iréis acumulando los datos, añadiendo una pestaña por cada mes, de tal forma que en cada envío vengan los datos anteriores. Así, al final de mes en dicho fichero vendrá cumplimentado todo nuestro trabajo de ese mes y anteriores. También se mandará este fichero el primer día de cada mes, con los datos cumplimentados incluido el último día del mes anterior.
  • El nombre del fichero será: “HOJA DE TRABAJO GESTORES-nombre“ (donde nombre es vuestro nombre de pila)

Rellenaremos así:

O: convocatoria ordinaria

E: convocatoria extraordinaria

IMPORTANTE: Cuando acabemos un curso escolar (1º ESO 2017/2018 por ejemplo), añadiremos una línea en la que ponga: “ACABADO 1º ESO 201/2018 – x actas””

• Pendiente determinar a qué dirección se enviarán las actas ya grabadas

MENSUALMENTE:

Enviar al final de la jornada del último día del mes, la hoja de trabajo cumplimentada, que contendrá el acumulado por meses. Utilizar una pestaña para cada mes