• Condiciones de la campaña HP Privada 2020

Inicio de la campaña: 01/06/2020

Fin de la campaña: 31/10/2020

• La solicitud de los libros está condicionada al registro de los profesores en la plataforma Oxford Premium.
• En este sentido, el profesor, al solicitar los libros reitera su aceptación de la Política de Privacidad de OUPE consintiendo de forma expresa al tratamiento de datos y comunicaciones de datos a terceros en los términos y condiciones establecidos para dar cumplimiento a las finalidades indicadas.
• La entidad debe ser conocedora de los principios éticos de OUPE reflejados en el  Código de Conducta para Colaboradores y Socios Comerciales
• No están disponibles bajo esta promoción los siguientes fondos o series de libros:
  • OXED Material Complementario y lecturas
  • OXED Series Alethea,  ANFORA/ ADARVE y Numicon.
  • ELT Material Complementario (incluidos diccionarios y lecturas)
  • ELT  Series English File y Phonics
  • ELT Holiday
• Quedan excluidos de esta promoción la distribución de aquellos libros que ya son subvencionados por las Comunidades Autónomas con programas de gratuidad o en modelo préstamo.
• Esta promoción es exclusiva para profesores en activo del centro de enseñanza
• La campaña promocional se ejecuta del 1 de junio al 31 de Octubre, interrumpiéndose el envío a los centros del 01 de Julio al 31 de agosto.
• Los pedidos deberán ejecutarse siguiendo el formato recogido en el Anexo 1 a este documento.
• Los pedidos han de hacerse conjuntamente para todos los profesores del centro, nunca gestionarlo de manera individual.
• Los documentos de pedido que nos hagáis llegar deben enviarse al CGC mediante email a la dirección apoyocomercial@oup.es indicando en el campo asunto: “PEDIDO HP” + COD SIM
• Ninguno de los pedidos lleva asociado gastos de gestión o de envío dado que se ejecutará a la vez que el envío regular de productos al centro.
• El pedido de libros de textos solicitados se enviará, sin excepción alguna, a la dirección del centro de enseñanza. No se enviarán pedidos a domicilios particulares.
• De acuerdo a la normativa vigente en el sector, los libros se enviarán con un sello en la primera página que indica que son ejemplares gratuitos y que está prohibida su venta.
• Los libros siempre irán sellados, y no se admite devolución o canje de los mismos. En ningún caso se puede cambiar por libros de venta adquiridos a los distribuidores.
  
  CGC_Operativa para la gestión de pedidos

• Existe una relación de centros que pueden solicitar pedidos de libros dentro de la campaña HP Privada. Estos centros tienen un acuerdo previo firmado con la editorial y lo único que necesitan es enviarnos la hoja de pedido adjunta en el anexo. Esta hoja de pedido debe ir firmada y/o sellada. Si lo recibimos por email, bastaría con que la dirección de email que nos lo envía sea la misma que la dirección del centro registrada en Salesforce.

El centro que no figure en esa relación tendría que realizar su pedido a través de Oxford Premium. La relación de los centros incluidos en esta campaña estará ubicada en la siguiente dirección:

Y:\DIR. COMERCIAL\DIR.COMERCIAL_RESTRINGIDA\ADMON COMERCIAL\CGC\CAMPAÑAS 20_21\HP PRIVADA

En el caso de Coolaboro, al no poder acceder a Y: enviaremos el archivo Excel al inicio de la campaña y cada vez que haya actualización de datos.

• Desde el inicio de la campaña, las supervisoras irán asignando a cada gestor los pedidos de HP Privada que se vayan recibiendo en SF para que se procesen dentro de las 48 horas desde su recepción.
• Check list para la gestión del pedido:
  2020. Comprueba que el centro que realiza la solicitud está incluido en el listado de centros habilitados para la campaña 2020.
  2021. Verifica que la hoja de pedido que has recibido es la aprobada para esta campaña. Es posible que el pedido incluya un documento Excel o documento Word con la lista de referencias que solicitan. Si lo incluye, este formato también es válido.
  2022. Comprueba que el pedido esté firmado, sellado o que la dirección de email desde la que lo han enviado sea la correcta.
  2023. Revisa el material que solicita e informa al delegado de todo aquello que no esté incluido en las condiciones de la campaña (material por gratuidad, exceso en el número de unidades, material complementario…). Es importante que busques si existen pedidos anteriores a este para comprobar que el número de unidades que solicita un mismo profesor no exceda de las permitidas (un máximo de 3 unidades por ISBN y profesor). Estos casos se trasladan al delegado vía caso.
  2024. Pica todas las referencias en SIM indicando SIEMPRE en la tipología de la muestra HIJO DE PROFESOR.
  2025. Guarda la hoja de pedido dentro de la carpeta Y:\DIR.COMERCIAL\DIR.COMERCIAL_RESTRINGIDA\ADMON COMERCIAL\CGC\CAMPAÑAS 20_21\HP PRIVADA\SOLICITUDES FIRMADAS 

En el caso de Coolaboro, nos encargaremos desde Central de subir estos documentos a la carpeta en Y.

1. Cierra el caso utilizando las plantillas destinadas a la campaña HP Privada que tenemos archivadas e incluye al delegado propietario del centro en copia de la contestación.
    
   Pedidos incompletos o erróneos

• En el caso de recibir un pedido con falta de información necesaria para procesarlo, se informará al delegado y esperaremos respuesta por su parte. Si en dos/tres días no hemos obtenido respuesta por parte del delegado, insistiremos hasta en tres ocasiones más antes de cerrar definitivamente el caso.
• Si el centro que hace el pedido no estuviera incluido en el listado de centros aprobados para la campaña, en primer lugar lanzaríamos la consulta para su comprobación vía email a, Adela Bravo (bravo@oup.com), con CC a Isabel Gárgoles y Ana Hernández. Si Adela nos confirma que este centro no está incluido en la campaña HP PRIVADA, informaríamos al delegado propietario del centro para que éste, a su vez, informara al centro de la vía por la que tiene que hacer el pedido de HP (Oxford Premium). 
  
  Posibles incidencias que podemos encontrar:

1. El solicitante del pedido no está registrado en SF. En este caso el gestor tendrá que crearlo y darle zona antes de generar el envío de las muestras en SIM.
2. En el pedido faltan los datos de ISBN o título. Realizar una llamada al centro para completar los datos que sean necesarios y picar el pedido.
3. Si en el pedido no figura el nombre del profesor, hablamos con el remitente del correo para que pueda reenviárnoslo con la información completa. No podemos picar las muestras si no tenemos estos datos.
4. Habrá centros que soliciten la entrega del pedido durante el periodo en el que tenemos cerrado el almacén. Para esos casos, tienen que confirmarnos que el centro estará abierto y con personal para atender a la agencia de transportes. Necesitamos conocer el horario de apertura del centro durante esos días pero no podemos asegurar que la entrega se realice en ese horario en concreto.

A la hora de gestionar los pedidos que estamos recibiendo de HP PRIVADA, todo aquello que suponga el envío de un material que no esté incluido en el catálogo para esta campaña, no solo tienen que venir acompañado de la autorización del JR sino que tiene que pasar por Fernando Cubero. 

Cuando recibáis la autorización del JR, me lo enviáis a mí y yo me encargo de verlo con FC, pero sin su autorización no podemos picar nada que se salga del marco de referencia para esta campaña.