Desde el momento del cierre de los colegios el pasado marzo, hemos estado trabajando con distribución, en el reenvío de esos pedidos que picaba el delegado por SF para entregarlos en domicilios particulares. Ahora que tienen que tener ciertos colegios que pueden estar abiertos, este es el proceso de trabajo coordinado que vamos a seguir. Por favor, tenedlo en cuenta para la gestión de casos y solicitudes de la red:
- El delegado SIEMPRE tiene que picar la muestra en SF.
La red podrá procesar todos los envíos que necesiten enviar en SF, tanto de libros sueltos como de paquetes de promoción, aunque el hecho de que se piquen en SF no significa que vayan a salir inmediatamente:
22/05/2020
Actualización de procedimiento:
Teniendo en cuenta las distintas situaciones cambiantes en cuanto al envío gratuito en cada CCAA, hemos tenido que cambiar el procedimiento que habíamos establecido para la gestión de los gratuitos, con el objetivo de optimizar la gestión y agilizar al máximo los envíos.
De Mientras dure esta Situación de convivencia En Una Misma CCAA los Envíos un Centro y Direcciones particulares, y estableceremos Una Comunicación Diaria CGC-Delegado .
- Detalles del Proceso
Cada delegado informó a la primera hora de la mañana un correo con un archivo adjunto, que contiene el detalle de los pedidos que han enviado esa noche a SAP. Y deberá responder este correo con el archivo que ha recibido indicando en la última columna dónde quiere que lo enviemos, solo hay dos opciones.
- Al centro
- Una Dirección particular. En este caso debe indicar
- Nombre del profesor
- Dirección (cl, nº CP, población, provincia)
- Teléfono
Deberá responder el correo el plazo máximo de una hora
Si un delegado no contesta al correo diario entenderemos que no quiere que sus pedidos salgan .
- Intención de mejora
Con este nuevo procedimiento creemos que favorecemos a todos los implicados.
El delegado no tienen que abrir caso a caso,
CGC puede especializar sus recursos en el proceso según considere Ana y no tienen que dedicar tiempo a gestionar casos para este tema,
Distribución recibe la información de forma unificada y con todos los detalles que necesita en un archivo único,
y sobre todo creo que el cliente controla sus pedidos sin demoras, si todo funciona bien y las agencias requeridas. Independientemente de que vaya a su casa o al centro.
El primer archivo lo enviaremos el lunes a la roja y recogerá todo lo que haya picado el delegado en SF hoy (22/05)
Lo que picaron ayer 21/05/2020 ya nos lo hemos hecho llegar por caso, por lo que está específicamente todo comunicado a Distribución excepto lo que hayamos recibido ayer por la tarde. Esos, los terminales de sacar hoy a la primera hora de la mañana y estaremos limpios de casos pendientes.
A partir de ahora, el delegado solo contestará al correo electrónico que Irene le envió a partir del lunes en un formato personalizado y adjuntando el Excel. Inma, todo lo que llegue al buzón del CGC relacionado con esta gestión tiene que asignar rápidamente a Irene para que, antes de la 13h, rápidamente consolidarlo todo y enviarlo a Distribución.
Los casos que os encontramos en los que la red continúa abriendo caso para informar del envío que ha hecho y de donde quiere que se envíe y NO esté conectado al correo que le envió Irene, por favor, le contestáis reenviando el correo que os estoy adjuntando.
Es imperativo que la competencia roja sobre el Excel que Irene les envía cada mañana. Si no lo hacen así NO podemos atender su petición.
IMPORTANTE: si la red nos envía hoy un caso en la misma línea que lo he estado haciendo hasta ahora sobre un pedido que ha picado hoy, ver el concurso reenviando el correo que tenéis más abajo con las indicaciones a seguir.
Si la red nos enviara hoy 22/05/2020 un caso indicando la dirección de entrega de un pedido picado antes de hoy, le remite a Mayte (Nunca en caso) que es quien le envía la información de los pedidos pendientes.
28/05/2020
A día de hoy nos comunican desde Oxford las siguientes acciones:
- Casos donde no ha volcado muestra en SIM/SAP, se le indica al delegado que hay una licencia puntual y volcarán lo antes posible. No se vuelven a picar las muestras ni se anulan las picadas que no han volcado ya que en el primer caso se duplicarían y en el segundo al no volcar no hay nada que anular, esto dejarlo claro, si o si hay que esperar a que vuelquen.
- Casos de envíos urgentes para envío domicilio o particular los llevará Irene.
- Casos donde en algún envío enviamos incidencia o bien faltan datos o bien no hay albarán o nos lo solicitan, en general las incidencias de siempre, lo gestionamos nosotros facilitando los datos que nos solicitan o necesitamos una distribución.
- Casos donde quieren anular una muestra pero no por el caso anterior de no volcado, si no muestra por error, el delegado o bien abre caso a operaciones (soporte interno) o si ingresa el caso lo pasamos a soporte interno, pero solo en los casos de anulación de muestras por error.