Enlace de la plataforma:
https://oxfordtestofenglish.psionline.com
Consultas del centro
Proceso de migración
En el proceso de migración, se les da de alta en iTrack (el Salesforce de UK) y se sube documentación. Luego, se les envía un Application Form (para que rellenen detalles del centro) con algunos detalles ya completados. Cuando lo tengan hecho, recibirán otro correo de confirmación de recepción.
Cuando desde UK se apruebe este application, los centros reciben varios correos, 3 exactamente (uno de bienvenida, uno de formación y otro de registro).
¿Tengo que completar todo si ya soy centro examinador?
Sí, forma parte del proceso de migración. Si tiene más dudas, al equipo OTE o JR/KAM
¿Cómo completo el Application Form?
¿Cómo modifico un dato si estaba mal en mi application?
Caso a equipo OTE
¿Cuánto van a tardar en revisar mi Application?
Una vez que completen el application, Assessment (UK) tiene hasta 14 días para aprobarlo.
¿Cuánto tiempo tengo para hacer la formación?
Un plazo máximo de 14 días laborales después de recibir el correo. Contactaremos con ellos si no lo han hecho en 14 días.
¿Qué pasa con mis sesiones actuales?
Por el momento, y hasta que no sea informado de lo contrario, seguiremos trabajando en la plataforma actual. Una vez completada la migración, no se puede volver a trabajar con la plataforma antigua.
¿Cuántas personas tienen que hacer la formación?
Como mínimo, un Test Centre Manager, dos Invigilators y un IT Representative.
¿Cuándo se considera finalizada la formación?
Cuando todos los perfiles necesarios están registrados en la plataforma y han visualizado los vídeos de formación. Además, tendrán que haber instalado el Secure Browser en todos los ordenadores habilitados para el examen.
¿Cómo funciona la sesión de prueba?
El funcionamiento del centro tiene que ser igual que en una sesión real. Tardará menos en realizarse y no tendrá resultados, pero tiene que hacerse el examen en todos los ordenadores habilitados para el OTE, incluidos los de repuesto.
Preguntas sobre la nueva plataforma
¿Cómo reservo una sesión?
Para configurar una sesión de prueba:
- Haga clic en la pestaña Sesiones de prueba.
- Haga clic en Crear una sesión de prueba.
- Elija la fecha del calendario. Esto debe ser al menos 14 días en el futuro.
- Elija la hora a la que comenzará y terminará la sesión de prueba utilizando las listas Desde y Hasta.
Nota: El examen de inglés de Oxford tarda alrededor de 2 horas en completarse. La prueba puede iniciarse en cualquier momento el día de la prueba. Sin embargo, recomendamos ingresar el tiempo que planea para que la prueba comience y termine.
- Elija la sala de examen de la lista de salas.
- Escriba el número de examinados en el cuadro “Capacity”.
- Elija el ‘Lead Invigilator’ (vigilante principal) desde la lista de ‘Invigilators’.
- Haga clic en ‘Add Invigilator’ para elegir otros ‘invigilators’ para la sesión.
Notas: Para obtener información sobre la cantidad de vigilantes necesarios para una sesión de prueba, consulte la Sección 3 del Manual del Centro Examinador. Solo los miembros del personal registrados se mostrarán en la lista. Si no puede ver un vigilante en la lista, puede invitar a un nuevo miembro del personal a unirse a su centro.
- Haga clic en el botón Crear para guardar los detalles de la sesión de prueba.
¿Cómo añado test takers a la sesión?
No se puede iniciar una sesión de prueba hasta que se hayan agregado los examinados. Recomendamos agregar a los examinados de inmediato si es posible.
Importante: Cuando agregue un examinado a su centro de examen, recibirá un correo electrónico invitándolo a registrar su cuenta de Oxford Test of English.
Hay dos formas de agregar candidatos a una sesión. Elija una opción para obtener instrucciones:
Agregar candidatos ya existentes a la sesión
Un candidato existente es alguien que ya está registrado en su centro examinador:
- Alguien que ha sido agregado a través de la pestaña ‘Test Takers’.
- Alguien que haya realizado los exámenes de Oxford Test of English en su centro anteriormente.
Para agregar un examinado existente a la sesión:
- Haga clic en ‘Add a test taker’ dentro de la sesión.
- Escriba el nombre o nombre de usuario del candidato en el cuadro en la parte superior del formulario. Haga clic en ‘Search’.
- Si solo un examinado coincide con el término de búsqueda, sus detalles se agregarán al formulario por usted.
- Si hay más de una coincidencia para su término de búsqueda, elija el examinado de la lista.
- En ‘Modules to take’, elija el examen que realizará el candidato
- Haga clic en el botón ‘Add’.
Agregar nuevos candidatos a la sesión
Un nuevo test taker es alguien que aún no está registrado en su centro examinador.
Para agregar un nuevo candidato a la sesión:
- En la página de detalles de la sesión de prueba, haga clic en ‘Add a test taker’.
- Complete el formulario de detalles del candidato. Debe agregar el nombre completo y la dirección de correo electrónico del candidato para agregarlo.
Nota: Es recomendable que el nombre de usuario sea el mismo que su dirección de correo electrónico.
- En ‘Modules to take’, elija el examen que realizará el candidato.
- Haga clic en el botón ‘Create and add’.
Cuando haya agregado todos los examinados para la sesión, haga clic en ‘Book’ en la parte superior de la pantalla, luego acepte para confirmar la sesión
¿Si alguien termina antes no puede continuar con el módulo siguiente?
En el Manual del centro examinador se indica que el invigilator tiene que abrir el siguiente módulo cuando todos los TT acaben de hacerlo
¿Es el invigilator quien abre el siguiente módulo?
Sí
Si el test taker tiene una incidencia en un módulo (posteriormente el invigilator lo pondrá en el end of test report), ¿podrá acceder al módulo siguiente porque son independientes? ¿Si fuera un problema del ordenador, puede cambiarse de sitio?
Si la incidencia le permite continuar, por ejemplo que se agota el tiempo antes de lo esperado, sí podrá seguir con el examen pero si es un problema más “grave”, tendrá que abandonar la sesión completa. Si es un problema de ordenador, puede cambiar de sitio tranquilamente y su examen continuará en el mismo sitio donde lo dejó.
¿En la misma sala se puede examinar un test taker con un módulo y otro con las 4 destrezas?
Sí, ahora sí pueden combinar módulos. También podrán combinar OTE for schools y OTE normal.
¿Desde dónde descargo el nuevo Browser?
www.oup.com/elt/oxfordtestofenglish/download
(Enviar documento “Oxford Test of English Secure Browser Instructions”)
¿Mis ordenadores tienen que tener 4GB de RAM?
Sí, es necesario que tengan 4GB de RAM. Si el ordenador es de 32bits, pondrá que tiene 3 con algo, no 4 exactamente, pero es lo que ocupa en sí el sistema.
¿Tengo que tener sí o sí Windows 10 para poder operar con la plataforma nueva?
El Browser de OTE va a seguir soportando Windows 7/8 pero no podemos asegurar que podamos dar soporte a esos ordenadores, ya que Windows mismo va a dejar de dar soporte.
¿Dónde está el botón de ‘System Check’ en el Browser?
Tienes que mover el ratón por la esquina inferior derecha. ‘System check’ saldrá en gris.
¿Qué hacemos si el candidato ha olvidado su usuario/contraseña?
Si una vez que el vigilante ha pulsado “Start session” un candidato indica que no recuerda su usuario el vigilante puede verlo a través de su pantalla.
Si el candidato no recuerda su contraseña tiene que seguir estos pasos:
- Hacer clic en “Invigilator authorization” en la parte de abajo del inicio de sesión
- Introducir su usuario (correo electrónico) y hacer clic en “Find session”
- Elegir la sesión en la lista de selección que le saldrá
- Hacer clic en “Join session”
El vigilante después tendrá que:
- Comprobar la identidad del candidato con su DNI
- Hacer clic en “Validate” al lado del nombre del candidato en su pantalla
Consultas del candidato
¿Cómo comparto mis resultados con terceros?
Si necesita compartir su certificado, envíe un correo electrónico al Centro de Gestión de Clientes.
Para compartir su certificado, necesitamos:
- Un correo electrónico enviado desde la misma dirección que usa para el Oxford Test of English.
- Su permiso por escrito para compartir su certificado.
- El nombre completo de la persona con la que desea compartir su certificado.
- La dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir su certificado.
Envíe esta información a oxfordtestofenglish@oup.es. Su correo electrónico debe decir:
“Please send my Oxford Test of English Certificate to:
Full name
Email address”
¿Cómo modifico mis datos?
Puedes modificar:
- Tu contraseña
- Tu DNI
- El número de años que llevas estudiando inglés
- Tu primera lengua
Para hacerlo, solo tienes que iniciar sesión en https://oxfordtestofenglish.psionline.com
¿Necesitas cambiar tu nombre, nombre de usuario o fecha de nacimiento? Habla con tu centro examinador de inmediato.
Soporte durante la sesión
Antes de la sesión
El día de la sesión
Después de la sesión
Guión incidencia
Primeras preguntas
- Consigue el nombre y posición del cliente (y el nombre del centro)
Browser
NOTA: Instrucciones de instalación en documento ‘Instrucciones de instalación Secure Browser’
- ¿Estás usando el Secure Browser?
- Si/No… compruébalo en la siguiente pregunta
- ¿Puedes buscar la página de la BBC?
- Si es que sí, no están en el Secure Browser
- ¿Estás usando el browser de la nueva plataforma?
Tiene que verse así: -
- ¿Tiene problemas para abrir el Browser? Si es que sí
- Firewall local u opciones de seguridad –el TIC tiene que comprobarlo antes de cada sesión
- SI el Browser no se ha instalado correctamente
- El TIC – tiene que comprobar el firewall/opciones de seguridad, si esto no resuelve el problema tiene que desinstalar y volver a instalar el Browser
- No pueden salir del Secure Browser
Problemas empezando una sesión
El vigilante no puede ver o hacer clic en ‘Start all tests’
- ¿Has pulsado en ‘Begin Test Session’?
- Es lo primero que hay que hacer al iniciar una sesión como ‘Lead Invigilator’
- ¿Eres el Lead Invigilator? Si no:
- Esto significa que no han iniciado sesión con la cuenta del ‘Lead Invigilator’. Esto se soluciona cerrando sesión e iniciando nuevamente con las claves de acceso a la plataforma global del que sea ‘Lead Invigilator’.
- Es posible que alguno de los alumnos no haya completado el ‘Audio Check’ previo al inicio de la sesión.
El examen no empieza en el ordenador de los candidatos
- El ‘Lead Invigilator’ no ha pulsado en ‘Begin Test Session’
- Si el vigilante no inicia la sesión, al alumno le puede salir el error de ‘No tests assigned’
- Si el vigilante hace clic en ‘Start all tests’ pero el ordenador de los candidatos sigue cargando, significa que los candidatos han entrado en el sistema antes de que el vigilante haya iniciado la sesión.
- Resolución: Solicita a los candidatos que salgan del browser y vuelvan a entrar. Esto debería solucionar el problema.
Display problems
- ¿Qué error ves?
Pueden tener:
- Un error de resolución de pantalla mientras completan el ‘System Check’
- No les sale el botón de ‘Next’ durante la sesión
- Los candidatos no son capaces de responder preguntas de cualquiera de los módulos durante la sesión
- Resolución: Estos problemas pueden estar causados por la resolución de la pantalla o por ‘Windows Scaling’. Para resolver este problema, el TIC debería comprobar la configuración de la pantalla.
Problemas de grabación
Si el TIC o un candidato no puede grabar su voz, o no puede escuchar correctamente la grabación, puede deberse a:
- Problemas con el auricular – El TIC tiene que comprobar que los auriculares funcionen fuera del Secure Browser o probarlos en otro ordenador. Si no funcionara, deberían cambiar de auricular.
- El micrófono no funciona durante el System Check – Si no funciona durante el chequeo de sistema, es possible que algún antivirus esté bloqueando su uso.
- La instalación del auricular – Solicita al TIC que salga del navegador, desenchufe los auriculres y los vuelva a conectar. Si faltaba algún driver debería instalarse automáticamente. Una vez que se instalen, tienen que volver a entrar al navegador.
- Configuración – Solicita al TIC que salga del Browser y vaya al Panel de control de Windows para administrar los dispositivos de audio. Aquí, tendrá que elegir el auricular que estén usando y cambiar los niveles de grabación y reproducción al 75%. Este es el nivel recomendado para que el examen funcione como se espera.
- El audio salta o se congela –Este tipo de problemas puede deberse a que hay programas funcionando por detrás del browser. Si esto es lo que pasa, el TIC tiene que:
- Salir del Secure Browser
- En el ‘Administrador de Tareas’, cierra cualquier programa que esté en curso en la pestaña de ‘Aplicaciones’
- Comprobar que no haya actualizaciones ni niguna tarea programada durante la sesión de examen.
- Abrir Msconfig, y en las pestañas de ‘Servicios’ e ‘Inicio automático’ desactivar cualquier servicio que no sea necesario para el funcionamiento del ordenador. Nota: si nunca has hecho esto, una búsqueda en Google poniendo Msconfig y la versión de Windows le dará al IT Rep los pasos que necesite.
El candidato ha olvidado su contraseña
Si una vez que el vigilante ha pulsado “Start session” un candidato indica que no recuerda su usuario el vigilante puede verlo a través de su pantalla.
Si el candidato no recuerda su contraseña tiene que seguir estos pasos:
- Hacer clic en “Invigilator authorization” en la parte de abajo del inicio de sesión
- Introducir su usuario (correo electrónico) y hacer clic en “Find session”
- Elegir la sesión en la lista de selección que le saldrá
- Hacer clic en “Join session”
El vigilante después tendrá que:
- Comprobar la identidad del candidato con su DNI
- Hacer clic en “Validate” al lado del nombre del candidato en su pantalla
Problemas técnicos
Si hay un problema técnico con el ordenador de un candidato, el vigilante tiene que indicarle al candidato que cierre e inicie sesión nuevamente.
Si esto no funciona, el ‘test taker’ debería cambiar de ordenador (a uno de repuesto) para poder continuar con su examen. El examen se cargará en la pregunta en la que se ha quedado.
Cualquier incidencia técnica, tiene que ser reportada al representante TIC, quien le echará un vistazo después de la sesión, y tiene que incluirse en el reporte de final de sesión.
Además, desde el CGC se solicitará al centro que nos envíe los logs de la sesión y completaremos el documento de reporte de incidencia.
Abandonar un examen
Un vigilante puede abandonar una sesión en cualquier momento, usando el botón ‘Abandon Test’ en la parte superior de la pantalla. Esto solo debe hacerse si la sesión no puede continuarse o retomarse durante las 48 horas posteriores. Cuando una sesión se abandona:
- Los módulos que se hayan completado se enviarán a OUP para su corrección
- Los módulos que no se hayan empezado o completado no se corregirán
- Los candidatos tendrán que realizar los módulos no empezados o no completados en una nueva sesión
El CGC solo debería aconsejar abandonar una sesión si:
- La incidencia técnica es por parte del cliente y OUP no puede resolverla
- No se puede resolver la incidencia técnica en un límite razonable de tiempo (dentro de los límites del cliente)
- Hay una incidencia técnica por nuestra parte que no podemos solucionar
- Si es una incidencia por nuestra parte, el CGC tiene que asegurarse de que se devuelvan todos los módulos que se hayan usado
- Si es una incidencia por parte del cliente, tiene que escalarse al JR/KAM para que decidan si debemos devolverles las licencias o no
El CGC tiene que abrir un ticket de forma inmediata.
Problemas que hemos ido encontrando y sus soluciones:
- El examen se queda congelado en el ordenador de un candidato. Recomendamos salir del navegador con contraseña y volver a entrar. Si no entra, recomendamos salir y comprobar que la conexión a internet esté funcionando.
- El alumno no recuerda su contraseña al iniciar sesión. Nos aseguramos de que hayan hecho clic en ‘Begin Session’ y recomendamos usar la opción de ‘Invigilator Authorisation’. Una vez pulsen ahí, tendrán que volver a introducir el usuario del candidato y luego buscar la sesión correspondiente. Cuando la seleccionen, al vigilante le saldrá en su pantalla un botón de ‘Authenticate’ debajo del nombre del candidato.
- El alumno no ha completado el registro (solo si es alumno de sesión de prueba)- recomendamos la opción ‘Invigilator Authorisation’.
- ¿Tiene problemas para abrir el Browser? Si es que sí
